Algemene uitgangspunten voor een Klachtencommissie van een beroepsvereniging:

 Geschillenbeslechting en Toezicht

• De commissie behandelt klachten over het handelen van leden van de beroepsvereniging.
• Ze beoordeelt of het gedrag van een lid in strijd is met de beroepscode, ethische richtlijnen of gedragsregels die door de vereniging zijn opgesteld.
• Ze fungeert als een onafhankelijk orgaan dat geschillen tussen leden onderling, tussen leden en cliënten/klanten, of tussen leden en de vereniging zelf probeert op te lossen.

Kwaliteitsbewaking en Professionalisering

• Door klachten te behandelen, draagt de commissie bij aan de handhaving van de kwaliteit en integriteit binnen het beroep.
• De uitspraken en aanbevelingen van de commissie kunnen leiden tot aanpassingen van de beroepsnormen of richtlijnen.
• Ze helpt het vertrouwen in de beroepsgroep te behouden of te herstellen door te laten zien dat er toezicht is op het professionele handelen.

Bescherming en Preventie

• De commissie beschermt het publiek (cliënten, patiënten, klanten) tegen onprofessioneel of onethisch gedrag van leden.
• Ze beschermt de reputatie van de beroepsgroep als geheel door slecht functionerende leden aan te spreken.
• Het bestaan van een functionerende klachtencommissie werkt preventief: leden zullen zich eerder aan de regels houden als ze weten dat er consequenties zijn bij overtreding.

Procedurele rol

• De commissie zorgt voor een zorgvuldige, eerlijke en transparante procedure voor het indienen en afhandelen van klachten.
• Ze waarborgt dat zowel de klager als de aangeklaagde lid in de gelegenheid wordt gesteld om hun zienswijze kenbaar te maken (hoor en wederhoor).
• Ze doet een gemotiveerde uitspraak en kan eventueel sancties opleggen, variërend van een waarschuwing of schorsing tot royement uit de vereniging.

_________________________________________________________________________________________________

Werkwijze Klachtencommissie van de Vereniging Voor Mindfulness

Binnen de Vereniging Voor Mindfulness zijn leden op velerlei wijze actief. Dit betekent dat klachten uiteenlopend van karakter kunnen zijn. Een passende afhandeling vraagt om maatwerk. Steeds zal daarbij het volgende door alle betrokkenen worden gewaarborgd:

• Een ontvankelijke houding t.o.v. de klager en het serieus nemen van de klacht

• Bescherming van de privacy van zowel de klager als de beklaagde

• Een oplossingsgerichte benadering met als doelen: tevredenheid en er iets van leren

Afhandeling met directbetrokkene

In beginsel wordt van degene die een klacht heeft verwacht dat eerst zelf wordt gepoogd om tot een oplossing te komen. Een lid dat met een klacht geconfronteerd wordt tracht in alle redelijkheid met de klager er samen uit te komen. Dit alles zo spoedig mogelijk, maximaal binnen een maand. De klager ontvangt na afronding een bevestiging van de afhandeling ook indien deze niet bevredigend is.

Afhandeling door klachtencommissie

De klachtencommissie bestaat uit twee personen die op verzoek van het bestuur daarin zitting hebben genomen*.

In de situatie waarin bovenstaande benadering (afhandeling met directbetrokkene) geen oplossing heeft gebracht kan een klager zich richten tot de klachtencommissie. De klager neemt contact op met de klachtencommissie, stelt tevens zijn klacht op schrift en geeft aan hoe het overleg met het betrokken lid is verlopen, dan wel waarom dit niet heeft plaatsgevonden.

De klachtencommissie zorgt daarna voor afhandeling van de klacht, binnen een tijdsbestek van maximaal drie maanden na indiening. Dit verloopt als volgt:

• De klachtencommissie maakt bij het bestuur anoniem melding van de binnengekomen klacht en waarborgt deze anonimiteit tot en met het bepalen van eventuele sancties

• De klachtencommissie past in alle vertrouwelijkheid hoor en wederhoor toe

• De klachtencommissie adviseert vervolgens het bestuur omtrent de afhandeling van de klacht

• Het bestuur volgt het advies van de klachtencommissie en bepaalt op basis daarvan een eventuele sanctie

• De klachtencommissie handelt de klacht schriftelijk naar betrokkenen af

• Van de afhandeling wordt een dossier samengesteld dat gedurende de hele lidmaatschapsduur wordt bewaard

Meldingsplicht leden (mindfulness professionals)

Elke lid dat in relatie tot zijn beroepsuitoefening geconfronteerd is met een klacht maakt hiervan direct melding bij de klachtencommissie betreffende

• Een klacht die met directbetrokkene niet naar tevredenheid kan worden opgelost

• Een betrokkene die met een klacht rechtstreeks naar de rechter stapt

• Een aangifte, aansprakelijkheidstelling, in gebreke stelling of veroordeling

Leden zijn overigens vrij om elders gebruik te maken van een onafhankelijke geschillencommissie mits dit vooraf helder gecommuniceerd is naar de deelnemers.

*Zittende leden van de klachtencommissie: Frederiek Stapel en Marijke van Duinhoven
Frederiek Stapel is mindfulnesstrainer actief in de GGZ en als opleider VGCt ( cognitieve gedragstherapie). Ze verzorgt de MBCT binnen het opleidingstraject voor psychologen. Naast bestuurswerk, onder andere voor eamba, is ze vertrouwenspersoon bij twee sportverenigingen. 
Marijke van Duinhoven is, na 16 jaar actief te zijn geweest als mindfulnesstrainer bij o.a. de gemeente Rotterdam, momenteel actief als opleider trainer Veerkrachtig Leven. Ook is Marijke een LVV gecertificeerd vertrouwenspersoon.

Frederiek en Marijke: "Graag zetten wij ons in om met deze commissie de mogelijkheid te bieden om het oneens te zijn of melding te maken van misstanden. Luisteren met aandacht en oog houden voor veiligheid en samenwerking is iets om te cultiveren en daar leveren wij graag onze bijdrage aan."

Via onderstaand formulier kunnen klachten buiten de organisatie om worden 
doorgegeven aan de klachtencommissie.