Pilot: Het Forum
Het bestuur heeft de wens de afstand tot de leden klein te houden en een pilot voor een Forum te lanceren. Tweerichting verkeer is daarbij wenselijk: leden moeten laagdrempelig behoeften kenbaar kunnen maken en in een vroeg stadium mee kunnen denken over voornemens van het bestuur. We hopen zo de beschikking te krijgen over extra ‘know how’ en ervaring en tegelijk de draagkracht voor het beleid te vergroten. Door de leden meer te betrekken bij het runnen van de vereniging kan ook de continuïteit van het bestuur beter worden geborgd.
Het concept
Het Forum zou tegemoet kunnen komen aan een eigentijdse (digitale) vorm van betrokkenheid die voor zoveel mogelijk leden haalbaar is. Leden die zich betrokken voelen kunnen gevraagd en ongevraagd individueel hun wensen en ideeën kenbaar maken en zo het bestuur van advies dienen. Dit alles op digitale wijze zodat en er geen tijdrovend overleg buiten de deur aan te pas komt. Eén Forumlid zal alle reacties rubriceren en het bestuur kort en bondig informeren.
De praktijk
- elk betrokken lid kan op elk moment zich aan- en afmelden voor het Forum
- er wordt gecommuniceerd via E-mail
- leden van het Forum reageren individueel, reacties worden niet met elkaar gedeeld
- op een vraag vanuit het bestuur wordt binnen tien kalenderdagen een reactie verwacht
- het bestuur kan bij een lid nadere informatie inwinnen over zijn of haar reactie
- de bundeling van alle reacties wordt aan het bestuur en alle Forumleden toegezonden
- alle Forumleden ontvangen van het bestuur een terugkoppeling over de besluitvorming
- formeel blijft het bestuur verantwoordelijkheid afleggen aan de algemene ledenvergadering
Schakel naar bestuur
Voor een efficiënte communicatie zal één van de Forumleden de assisterende schakel zijn tussen het Forum en het bestuur. Deze kan de reacties inventariseren en rubriceren, specifieke vragen van leden er uit lichten en het bestuur kort en bondig informeren.
Privacy
Uitsluitend bestuursleden, het secretariaat en het assisterend Forumlid kunnen de reacties van alle leden inzien, inclusief wie de verzender is. Met derden worden de reacties uitsluitend geanonimiseerd gedeeld.
Commitment over en weer
Van het bestuur mag verwacht worden dat het Forum gevraagd wordt mee te denken bij belangrijke beleidsvoornemens, nog prille ideeën en bij knelpunten. Een verplichting dit altijd te doen is niet werkbaar. Tijdens de pilot van het Forum is het idee om ongeveer tien keer per jaar de reacties te inventariseren.
Het bestuur neemt de reacties serieus maar is niet verplicht aangereikte suggesties of opvattingen te volgen.
Van Forumleden wordt een (pro-)actieve betrokkenheid verwacht door met regelmaat te reageren op vragen of het kenbaar maken van eigen behoeften. Er is geen reactieverplichting. Het bestuur verwacht van de Forumleden dat de informatie met respect wordt behandeld en uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor het is toegezonden. Geheimhouding wordt van de Forumleden niet gevraagd.
Evaluatie
Het bestuur evalueert na de pilot van een jaar het functioneren van het Forum.